Für Facility-Management-Dienstleister mit mehreren Standorten
Störungsmeldungen stauen sich. Die SLA-Frist läuft weiter.
Eine KI-gestützte, automatisierte Anrufannahme erfasst die nötigen Angaben, bereitet einen strukturierten Auftrag in Ihrem bestehenden CAFM-System vor und leitet dringende oder unklare Fälle an Mitarbeitende weiter. Gemeinsam prüfen wir, wie das mit Ihren Objekten und Abläufen funktionieren kann.
Wird Ihr Service Desk zum Engpass?
Bei größeren Störungen gehen viele Anrufe gleichzeitig ein. Mieter warten, Mitarbeitende stellen wiederholt dieselben Fragen, und die Disposition arbeitet mit unvollständigen Notizen. Außerhalb der Geschäftszeiten landet diese Arbeit häufig bei Bereitschaftsleitern oder Technikern. Auch mit einem leistungsfähigen CAFM-System können manuelle Anrufannahme und doppelte Dateneingabe den Ablauf verzögern.
Anrufe stauen sich
Eine Störung kann zu Wartezeiten, abgebrochenen Anrufen und wiederholten Statusfragen führen.
Ticketangaben fehlen
Bei manueller Annahme fehlen mitunter Standort, Anlage, Dringlichkeit oder das benötigte Gewerk.
Die Disposition beginnt spät
Teams verlieren Zeit, wenn sie Datensätze korrigieren und Störungen nachträglich klären müssen.
Sprachgestützte Störungsannahme nach Ihren Regeln
Der geplante Ablauf macht die Annahme von Routinefällen verlässlicher. Über Ausnahmen entscheidet weiterhin Ihr operatives Team.
Meldung erfassen
Der Sprachprozess spricht mit der anrufenden Person, ermittelt Standort und Störung und fragt gezielt nach.
Auftrag vorbereiten
Die strukturierten Angaben werden anhand Ihres Anlagenverzeichnisses und Ihrer SLA-Regeln für den bestehenden CAFM-Prozess aufbereitet.
Menschen einbeziehen
Sicherheitskritische, unklare und außergewöhnliche Fälle werden nach Ihren Eskalationswegen an Mitarbeitende übergeben.
Was wir gemeinsam prüfen
Wir erfassen den heutigen Ablauf und legen fest, was ein begrenztes Pilotprojekt nachweisen muss.
Anrufannahme
Wo entstehen Wartezeiten, abgebrochene Anrufe oder wiederholte Rückfragen?
Ticketqualität
Welche Angaben zu Standort, Anlage, Störung und Priorität fehlen häufig?
CAFM-Übergabe
Wo werden Informationen manuell übertragen, verzögert oder verloren?
Eskalation
Welche Fälle müssen sofort an einen Menschen gehen?
Pilotumfang
Welche Bereitschaftsnummer, Objektgruppe oder Art von Meldung eignet sich für einen ersten Test?
Messung
An welchen Ausgangswerten lassen sich Annahmezeit, Ticketvollständigkeit, Nacharbeit und Zeit bis zur Disposition messen?
Mit einem klar begrenzten Pilotprojekt beginnen
Ein sinnvoller erster Schritt ist ein begrenzter Pilot mit Ihren eigenen Objekten, Abläufen und typischen Meldungen. Wir definieren den Prozess und die Übergaben an Mitarbeitende. Anschließend vergleichen wir die Ergebnisse mit Ihrem heutigen Ablauf, bevor Sie über eine Ausweitung entscheiden.
Die Beratung richtet sich an Geschäftsführungen, operative Leitungen und Kundenservice-Teams von FM-Dienstleistern mit mehreren Standorten und einem bestehenden Service-Desk- oder CAFM-Prozess.
Finden wir die Engpässe Ihrer Störungsannahme
Bringen Sie Ihren aktuellen Anrufablauf, einige typische Störungsmeldungen und den dazugehörigen CAFM-Prozess mit. Gemeinsam legen wir einen praktikablen Pilotumfang und die wichtigsten Prüffragen fest.