AI-TRAINER · FACILITY MANAGEMENT
Wartungsmeldungen aufnehmen – auch wenn Ihr Helpdesk ausgelastet ist
Entdecken Sie einen KI-Sprachassistenten, der Wartungsanrufe entgegennehmen, das Anliegen und den Standort klären und strukturierte Informationen an Ihren Helpdesk-Prozess übergeben kann. Ein möglicher Einstieg sind Anrufspitzen, unbeantwortete Anrufe oder die Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten.
Wir können die Live-Sprachdemo gemeinsam im ersten Kennenlerngespräch ausprobieren und anschließend besprechen, wie sie zu Ihren Objekten, Ihrem Team und Ihrem CAFM-System passen könnte.
Der Demoanruf erfolgt von einer ungarischen Telefonnummer (+36).
Auf die bestehenden Meldewege im FM abgestimmt
Bei technischen und infrastrukturellen FM-Leistungen beginnt mit einem Anruf oft ein längerer Prozess: das Anliegen verstehen, den Standort identifizieren, eine Serviceanfrage erfassen und zur Bearbeitung weiterleiten. Bei hohem Anrufaufkommen oder Personalengpässen können unbeantwortete Anrufe die Einhaltung vertraglicher Reaktionszeiten gefährden.
Ein Sprachassistent könnte den Telefonkanal unterstützen, während Ihre bestehenden Prozesse für E-Mail, WhatsApp und andere Eingangskanäle weiterlaufen. Die Abdeckungszeiten und die Kapazität für gleichzeitige Anrufe werden auf die Anforderungen Ihres Projekts abgestimmt.
Vom telefonischen Anliegen zur bearbeitbaren Serviceanfrage
Eingehender Anruf → Anliegen klären → Objekt und Standort identifizieren → Vereinbarte Prioritätsregeln anwenden → Serviceanfrage erstellen oder aktualisieren → Weiterleiten oder an Mitarbeitende übergeben.
Der Assistent kann nachfragen, um die Kontaktdaten der anrufenden Person, die Störung und den genauen Standort zu erfassen. Eine entsprechend konfigurierte Integration kann die vereinbarten Informationen in Ihr CAFM- oder Auftragsmanagementsystem schreiben.
Anrufe, die menschliches Urteilsvermögen oder eine Freigabe erfordern, können nach einem vereinbarten Verfahren übergeben oder eskaliert werden. Die Berechtigungen werden vorab festgelegt, sodass kostenintensive oder weitreichende Entscheidungen bei autorisierten Mitarbeitenden bleiben.
Erleben Sie zuerst das Sprachgespräch
Geben Sie Ihre Daten ein oder prüfen Sie diese, ergänzen Sie Ihre Unternehmenswebsite und tragen Sie Ihre Telefonnummer im internationalen Format ein. Die Demo beantwortet Fragen zu Ihrem Unternehmen und Ihren Leistungen anhand verfügbarer Website-Inhalte. Stellen Sie eine Folgefrage oder bitten Sie den Assistenten um eine genauere Erklärung.
Mit der Anforderung eines Demoanrufs bitten Sie den KI-Assistenten, die angegebene Nummer anzurufen. Halten Sie Ihr Telefon bereit und achten Sie auf eine ungarische Nummer (+36).
Dies ist eine Sprachdemo auf Grundlage Ihrer Website. Die Aufnahme von Wartungsmeldungen, die Abfrage von Objektdaten, die Übergabe an Mitarbeitende und die Ticketerstellung im produktiven CAFM-System werden für Ihren Betrieb gesondert konfiguriert und getestet.
Ein passendes Projektbeispiel: unbeantwortete Wartungsanrufe
In einem Projekt aus der Immobilienverwaltung wurden Anrufe, die der Helpdesk nicht beantwortete, an einen KI-Sprachassistenten weitergeleitet. Der Prozess erfasste das gemeldete Problem und leitete es an die zuständige Person weiter oder erstellte ein Ticket.
Dieser Ansatz lässt sich auch für FM prüfen: einen bestehenden Helpdesk bei einer klar definierten Gruppe von Anrufen unterstützen und dabei den etablierten Bearbeitungsprozess beibehalten. Ihre Objektdaten und die Systemanbindung benötigen eine eigene Konfiguration.
Anbindung an die Systeme und Sprachen Ihrer Projekte
CAFM- und Auftragsmanagementintegration
Je nach Vertrag können unterschiedliche Systeme eingesetzt werden. Für jedes Projekt prüfen wir die verfügbaren APIs, Zugriffsrechte, Anfragefelder und Objektdaten. Dazu gehört die Bewertung von Systemen wie Maximo oder lokalen CAFM-Plattformen, bevor der Integrationsumfang festgelegt wird.
Englisch und Arabisch
Sprachunterstützung für Englisch und Arabisch kann Teil des Angebots sein. Spracherkennung, Sprachwechsel, Fachbegriffe und Aussprache werden vor dem Start mit repräsentativen Anrufenden und Szenarien getestet.
Ein klarer Einführungsprozess und vereinbarter Leistungsumfang
1. Den Ablauf verstehen. Wir erfassen Anfragetypen, erforderliche Angaben, Objektzuordnung, Prioritätsregeln und Übergabebedingungen.
2. Den Assistenten konfigurieren. Wir bereiten Wissen, Fragen, Sprachen und erlaubte Aktionen vor.
3. Die Systeme verbinden. Wir setzen die vereinbarte CAFM- oder Auftragsmanagementintegration um, sofern geeignete Schnittstellen verfügbar sind.
4. Den gesamten Prozess testen. Ihr Team prüft typische Anrufe, Datensätze, Weiterleitungen und Eskalationsszenarien.
5. Starten und überwachen. Wir prüfen den laufenden Betrieb und verfeinern den vereinbarten Prozess.
Das Angebot legt Anrufabdeckung, Kapazität für gleichzeitige Anrufe, Supportzeiten, Zuständigkeiten für die Überwachung, Eskalationskontakte und Leistungszusagen fest. Die Einführungsdauer hängt vom Systemzugang, der Integrationskomplexität und den Tests auf Kundenseite ab.
Die Preisgestaltung umfasst eine einmalige Einrichtungsgebühr für Konfiguration, Training und Integration sowie ein Nutzungspaket auf Grundlage des erwarteten Anrufvolumens und der Gesprächsminuten. Für ein Angebot benötigen wir eine Schätzung Ihrer Nutzung.
Mit einem Projekt und einem klar begrenzten Pilotbetrieb starten
Ein erster Pilot könnte Wartungsanrufe bei hohem Anrufaufkommen oder außerhalb der Geschäftszeiten für einen Standort oder Vertrag abdecken. Vor einer Erweiterung vereinbaren wir die einbezogenen Anfragetypen, die erforderlichen Ticketangaben und den Übergabeprozess.
Anhand vereinbarter Kriterien können wir Anrufbearbeitung, Vollständigkeit der Angaben, korrekte Objektzuordnung, erfolgreiche Ticketerstellung oder Übergabe sowie die Genauigkeit der Eskalation bewerten.
Teilen Sie diesen Überblick mit Ihrem operativen Team. Ob Sie einen bestehenden Helpdesk verbessern oder den Betriebsstart eines neuen Projekts vorbereiten: Im nächsten Gespräch können wir uns auf einen konkreten Ablauf, Ihre CAFM-Plattform und das erwartete Anrufvolumen konzentrieren.